Você usa um sistema de gestão de documentos? Essa é uma excelente ferramenta digital para diminuir o excesso de papéis no seu escritório. 

Afinal, se na sua empresa a papelada ocasiona falta de organização e diminui a agilidade ao cuidar de processos, é preciso buscar uma solução.

Nesse sentido, a tecnologia pode ser de ajuda para melhorar os sistemas de gestão de documentos. Descubra, neste post, como isso é possível e quais vão ser os benefícios para o seu negócio.

Como a tecnologia influencia a gestão de documentos?  

Muitas empresas ainda cuidam dos documentos de forma manual, o que gera um grande consumo de papéis por ano e reflete nas finanças do negócio.

Só para exemplificar, de acordo com uma pesquisa do Gartner Inc., praticamente 3% do valor que uma empresa arrecada é direcionado para custos com papel, armazenamento físico, manutenção de documentos e impressão. Para termos uma ideia, cada funcionário utiliza, em média, 10 mil folhas de papel por ano. 

Por isso, com o objetivo de diminuir as papeladas, agilizar os processos e reduzir os custos, empresas de diversas áreas, como a da saúde, estão implementando sistemas de gestão de documentos.

Um sistema de gestão de documentos é uma ferramenta digital que permite o gerenciamento de arquivos de forma eletrônica. 

Dessa forma, em vez de uma empresa guardar seus documentos em locais físicos, é possível armazená-los em ambiente digital e realizar consultas e atualizações também de forma virtual.

Para entender melhor, vamos analisar como funciona um programa de gerenciamento de documentos. 

Quais são as principais funções de um sistema de gestão de documentos? 

Geralmente, um software de gerenciamento é compatível com vários formatos de arquivos, por exemplo:

• PDF;
• Documentos Word (.Doc ou .Docx);
• Planilhas;
• Figuras (JPEG, PNG);
• Vídeos (MP4, AVI);
• Entre outros.

Dessa maneira, ele agrupa diversas informações importantes em apenas único lugar, e possui funções que permitem a consulta e compartilhamento desses materiais, caso haja necessidade. 

Além disso, com o sistema é possível fazer atualizações em documentos e acompanhar o histórico de edições.

Um fator muito relevante é que existe a possibilidade de criar um padrão automático para exclusão de arquivos desatualizados, o que economiza tempo e evita que dados ultrapassados permaneçam no sistema. 

Muitos modelos de softwares de gestão de documentos conseguem escanear as informações de um documento físico transformando-o em digital. 

Essas funcionalidades trazem muitos benefícios para as empresas que implementam essa solução em seu negócio. Descubra quais são no próximo tópico. 

Quais são as vantagens de utilizar um sistema de gestão de documentos? 

O mercado de sistemas de gestão de documentos no ano de 2019 foi avaliado em  US $4,89 bilhões e a expectativa é que cresça anualmente 13,05% no período de 2020-2025, atingindo o valor de US $10,17 bilhões.

O crescimento na retenção de registros históricos das empresas, assim como o aumento sustentado na adoção de soluções sem papel, têm sido os principais fatores que impulsionam o crescimento da indústria de gerenciamento de documentos.

Ou seja, é um reflexo da mudança que muitas empresas estão fazendo em seus processos de gestão de documentos e, dessa maneira, estão colhendo muitos benefícios. 

Entre essas vantagens, podemos citar: 

Mais organização 

Com tanta papelada, às vezes pode ser difícil encontrar um local disponível para armazená-las de forma organizada. O resultado são pastas e mais pastas acumuladas em algum lugar. 

Assim sendo, para consultar um único arquivo pode ser necessário gastar horas até encontrá-lo e, depois, ainda perder mais tempo colocando tudo de volta no lugar em que estava. 

A realidade é que na correria do dia a dia, isso não é viável, então a organização acaba ficando em segundo plano. 

No entanto, com um sistema de gerenciamento de arquivos, esse problema é solucionado.

Já que os arquivos são armazenados digitalmente, o ambiente físico ganha mais espaço e organização. E caso seja necessário consultá-los, basta fazer uma busca no campo de pesquisa. 

Facilidade no compartilhamento de informações

Os programas de gestão de documentos permitem maior integração entre os colaboradores.

Isso ocorre porque, com a tecnologia, os documentos são atualizados dentro do próprio sistema e as novas informações tornam-se disponíveis instantaneamente para todos os que têm acesso.

Dessa forma, não há necessidade de comunicar nenhuma alteração via e-mail para os membros da equipe, o que demandaria muito mais tempo. 

Por isso, os sistemas de gestão são uma excelente ferramenta para tornar os processos mais ágeis. 

Diminuição de erros 

Como consequência do melhor compartilhamento de informações, também haverá a redução de erros. 

Isso acontece porque o profissional vai ter tudo que precisa consultar para realizar o seu trabalho em apenas um único local, evitando que dados incorretos e discrepantes possam induzi-lo a errar. 

Além disso, com o escaneamento de documentos, não vai haver possibilidade de erros de digitação no preenchimento de informações, o que poderia provocar graves falhas. 

Aumento da capacidade de armazenamento 

A verdade é que, ao guardar seus arquivos em papel, eles acabam ocupando muito espaço físico. E de tempos em tempos será preciso se desfazer de vários documentos ou arrumar um local maior. 

No entanto, nenhuma das duas opções são fáceis de serem executadas. No primeiro caso, será necessário consultar cada arquivo para ter certeza que nada importante vai ser eliminado. 

E no segundo, talvez não haja mais espaço disponível em seu escritório e, então, a solução talvez seja alugar outro local mais espaçoso.

Porém, usando um sistema eletrônico, a capacidade de armazenamento será ampliada, já que muitas vezes os documentos serão salvos na nuvem. 

Também é só estabelecer determinados critérios para permanência de arquivos, e os que não os cumprirem, são excluídos. O processo é bem simples. 

Segurança de dados 

Em tempos de LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é essencial verificar se o seu sistema de gerenciamento de arquivos está em harmonia com a lei.  

A Lei Geral de Proteção de Dados estabelece diretrizes sobre como as empresas devem manipular as informações sob seus cuidados. 

É obrigação da instituição oferecer soluções que mantenham os dados preservados e o titular das informações possui o direito de saber quais são as medidas adotadas para proteção e de revogar autorização de uso dos dados a qualquer momento. 

Pensando nisso, os documentos armazenados em papéis não oferecem muita segurança de dados, visto que é fácil para qualquer pessoa ter acesso. 

Além disso, muitas vezes, no meio de tanta papelada, nem sequer é possível saber onde estão os dados de uma pessoa específica e nem exatamente quais tipos de informações estão dentro do arquivo. 

Nesse sentido, os sistemas de gestão de documentos digitais, como o oferecido pela Kyros, permitem o gerenciamento de acesso. Dessa forma, apenas pessoas autorizadas poderão consultar determinados arquivos. 

Ademais, com uma simples consulta, consegue-se localizar as informações do titular e atualizá-las caso seja solicitado. 

Outro fator que leva empresas a abandonarem o papel e implementarem o gerenciamento de documentos digital é porque ele proporciona maior controle de registros, mostrando os acessos aos documentos e quaisquer alterações efetuadas.

Com isso, os dados estão mais seguros, já que desde o seu lançamento no sistema ficam sob monitoração virtual e com um simples clique aparece o histórico de todas as ações envolvendo aquelas informações. 

Agora que você já sabe tudo sobre gerenciamento de papéis, a pergunta é: Como sua empresa gera documentos? Sua gestão de documentos está em compliance com a LGPD? Entre em contato com a Kyros e entenda como podemos ajudá-lo!

Postado por Kyros Tecnologia em 15 julho, 2021