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Guardar ou digitalizar? Impactos da tecnologia na gestão de documentos

Aumentar a produtividade é um dos objetivos que as empresas mais buscam atualmente. Encontrar formas de fazer mais, melhor e em menos tempo, é sem dúvidas, o sonho de todo gestor. 

Acontece que dentro de boa parte dessas empresas ainda é possível encontrar montanhas de papéis, e estes costumam carregar toda a documentação dos processos internos. De fato, não há nada de produtivo nesse cenário. 

A melhor solução para esse problema não poderia ser diferente: a tecnologia. Ela é a grande responsável por transformar a gestão dos documentos e pode, inclusive, aumentar a produtividade. 

Neste post, você vai entender tudo sobre o tema e também como replicar as melhores práticas em sua empresa! 

Gestão de documentos e impactos ambientais: qual a relação?

Se a sua equipe ainda utiliza papéis para manter a documentação dos processos, saiba que esse é um indício de que a sua empresa parou no tempo. Porém, sua empresa não seria a única, afinal, ainda existe uma margem razoável de organizações que acumulam papéis. 

Embora demonstre uma tendência de declínio, o uso de papéis nas empresas ainda é bastante abrangente e os impactos ambientais são claramente visíveis. Para ter ideia, segundo levantamento da revista Galileu, estima-se o brasileiro consome em média 44 Kg de papéis por ano

Se considerar que o número de habitantes do país é de aproximadamente 200 milhões, então, estima-se que 100 milhões de árvores sejam cortadas no período de um ano. 

O cálculo sugere que, para produzir uma tonelada de papéis, são necessárias 11 árvores. Um número bastante assustador, e que mostra a realidade de consumo no mundo corporativo. 

O uso de papel nas empresas

Em recente estudo, denominado: “How to Eliminate Paper Process – 12 Steps to Go Paperless”, realizado pela AIIM (Association for Information and Image Management), no ano de 2019, identificou-se que 27% das empresas ainda mantêm os seus documentos em papel. 

Uma das justificativas mais prováveis é a falta de conhecimento de alternativas que ajudem a reduzir o uso do papel. Mas, há também empresas que não enxergam necessidade de realizar essa mudança. 

Fato é que esse número vem sofrendo quedas acentuadas nos últimos anos. Em 2015, a quantidade de empresas que ainda optavam por usar papel era de 40%. Mas, a transformação digital está revertendo esse cenário.

É o que mostra o estudo: “Impacto da Covid-19 na cultura e operação das PMEs brasileiras“, encomendado pela Microsoft, para a agência de comunicação Edelman. O estudo foi conduzido entre setembro e outubro de 2021, e teve como objetivo medir os impactos da transformação digital durante a pandemia do Coronavírus (COVID-19). 

O estudo demonstra a clara ascendência das empresas no uso de tecnologias digitais, que hoje substituem processos manuais antigos. Dentre as organizações entrevistadas, 93% consideram que a tecnologia deve ser inserida de forma permanente nos processos. 

Há de se destacar também, que 40% dos entrevistados alegam que precisam investir mais em infraestrutura tecnológica para suportar as novas demandas da tecnologia digital.  

O ponto chave é que adotar a tecnologia é um caminho sem volta, e como você observará a seguir, além de eliminar a utilização de documentos em papel, ela também pode ser uma ótima aliada para auxiliar na redução de custos. 

Tecnologia: uma aliada indispensável

Se uma pessoa comum já é capaz de consumir uma quantidade enorme de papéis, imagine esse número se multiplicando muitas vezes mais. Esse é o cenário que muitas empresas ainda vivem. 

A tecnologia não é um “fim”, mas um meio pelo qual é possível simplificar atividades complexas e transformar processos que até então geravam um custo. Como é o caso de comprar papéis e armazenar documentos.

Conforme observado nos estudos anteriores, é notável o quanto as empresas buscam soluções tecnológicas. Mas, ainda existe uma grande parcela que não iniciou essa busca, e aí está uma preocupação. 

A digitalização de documentos é uma opção vantajosa e, acima de tudo, ecológica para a gestão de documentos. 

Claro que a digitalização em si não é a única solução tecnológica capaz de trazer praticidade para a empresa. Existem outras ferramentas que potencializam as possibilidades e é sobre elas que falaremos a seguir. 

A gestão de documentos na prática

A gestão de documentos nada mais é que a prática de organizar todo o arquivo documental da empresa. Claro que um bom processo de gerenciamento não se limita apenas a separar, registrar e guardar a papelada. É preciso construir uma estrutura capaz de proporcionar segurança para as informações.

Isso quer dizer que tecnologias complementares como, por exemplo, a computação em nuvem, podem ajudar na gestão desses documentos. Afinal, consegue trazer praticidade e permite que os arquivos sejam acessados de qualquer lugar do mundo. Não só isso, entrega a segurança que as empresas necessitam.

Conforme um estudo realizado pela empresa americana Gartner, é estimado que 3% do lucro de uma empresa é gasto com papéis, impressões, arquivos e armazenamento. E um funcionário gasta em média 10.000 folhas de papel ao ano

No estudo é mencionado também que aproximadamente 50% do desperdício de uma empresa é referente ao uso do papel. Ou seja, a gestão de documentos digitais é uma oportunidade de quebrar o ciclo e reverter esses números.

O que a empresa tem a ganhar com a gestão de documentos digitais?

Se ainda faltam motivos para adotar a tecnologia como aliada na gestão de documentos, veja abaixo quais são os 5 maiores benefícios da digitalização!

1- Documentos em um único lugar: na nuvem, basta fazer o login, acessar o diretório e todos os documentos estarão lá, armazenados em um só espaço e com muita segurança; 

2- Localize rapidamente as informações necessárias: precisa encontrar algum documento antigo? Não tem problema, na cloud você só precisa digitar o  nome do arquivo ou pelo menos parte dele;

3- Otimização do espaço físico: com a digitalização a sua empresa não precisa mais se preocupar em separar uma sala específica para o arquivo. Afinal, todos os documentos ficam armazenados na nuvem;

4- Ganho de produtividade: qualquer ação de acesso e(ou) edição de documentos pode ser realizada em poucos cliques, e em instantes;

5- Controla, armazena e recupera informações: seja para buscar informações antigas ou fazer backups de segurança, tudo é possível na cloud desde que a gestão de documentos tenha sido devidamente planejada.  

Todos esses benefícios incríveis já são realidade na rotina de empresas que utilizam o software SmartDoc, da Kyros

O sistema entrega vantagens exclusivas que o tornam destaque no mercado. Por exemplo, é possível acessar as edições anteriores de um mesmo documento, tornando impossível perder registros importantes, mesmo que tenham sido apagados. 

Outro diferencial do SmartDoc é que ele opera com modelos de documentos prontos e cujas versões são mantidas na solução, e que suportam dados dinâmicos. Além disso, as informações recebidas para gerar os documentos são criptografadas, o que faz da solução compliance com a LGPD. 

Transformação digital na prática

Agora que você já tem conhecimento sobre os impactos ambientais do uso do papel e também conhece os benefícios da transformação digital, que tal  rever os propósitos de sua empresa? 

É hora de dar um upgrade em sua infraestrutura e contar com o que há de mais transformador do ponto de vista digital. É momento de inovar todos os seus processos, e isso inclui a gestão de documentos.

E então, como sua empresa está gerenciando toda a documentação? Sua gestão está compliance com a LGPD? Conheça, na prática, o potencial do SmartDoc em uma demonstração gratuita!

Postado por Kyros Tecnologia em 19 maio, 2022

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