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Por que automatizar a organização de fluxos de trabalho?

O termo workflow foi introduzido em 1993 por Sheth e Rusinkiewicz para enfatizar a relevância das propriedades necessárias para especificar critérios de coordenação, corretude, consistência de dados, confiabilidade e suporte a falhas. 

Na prática, um fluxo de trabalho (workflow) define a ordem de execução de tarefas e permite a especificação de requisitos sobre unidades menores, como sub tarefas.

Os fluxos são atividades horizontais que envolvem diversos agentes que devem realizar suas atividades para que ele seja completo. E em caso de falhas, um bom workflow deve permitir que a execução continue. Lembrando que a execução de um fluxo de trabalho pode durar dias ou semanas.

Em termos gerais, os fluxos de trabalho estão relacionados à quantidade de tempo e recursos necessários para executar uma tarefa específica ou produzir uma saída a partir das entradas fornecidas.

As tarefas de um workflow variam amplamente, dependendo da complexidade e da finalidade pretendida. Já as métricas padronizadas usadas para medir e relatar o desempenho ou fluxo são chamadas de benchmarks.

Neste artigo, exploramos o conceito de fluxo de trabalho e destacamos as vantagens que ele oferece. Bem como, apresentaremos o WorkTriX, a plataforma que sua empresa procura para automatizar workflows e ter mais inteligência nos processos

Por que os fluxos de trabalho precisam ser automatizados?

Muitos CEOs gastam 20% do tempo do trabalho em tarefas que poderiam ser automatizadas. E, com o objetivo de eliminar tarefas e agilizar processos, muitas empresas optam por mais inteligência nos workflows.

Os processos automatizados são capazes de beneficiar principalmente os profissionais da área de TI, já que acontece a redução do trabalho manual e a chance de problemas ocorrerem.

Um relatório sobre automação de softwares realizado em 2021 pela Zapier apontou que 94% dos trabalhadores de empresas pequenas e médias estão acostumados a executar tarefas repetitivas que consomem tempo desnecessário.

A pesquisa realizou uma comparação com empresas que automatizam fluxos. E, de todos os entrevistados, 90% afirmaram que a automação de processos melhorou seu trabalho e 66% disseram que ficaram mais produtivos com a automação.

7 benefícios da automatização dos fluxos de trabalho

A automação de fluxos de trabalho oferece às organizações uma ampla gama de benefícios. Conheça alguns a seguir:

  1. Foco na estratégia: a automatização de processos é capaz de valorizar o tempo do colaborador. Essas pessoas podem deixar tarefas repetitivas para trás, focando-se, dessa maneira, em atividades menos tediosas e mais desafiadoras, que realmente exigem e trazem mais motivação;
  1. Maior valorização da gestão do conhecimento: a automatização de fluxos de trabalho traz mais inteligência aos processos. As informações continuam guardadas dentro da empresa, melhorando o seu time to market por exemplo; 
  1. Valorização do tempo do colaborador: em síntese todos estarão mais facilmente cientes do que acontece com fluxos de trabalho; 
  1. Redução dos gastos: como a automação garante maior eficiência, reduz necessidade de trabalho humano e diminui o tempo que as tarefas levam para serem completadas, além disso leva também à redução dos gastos; 
  1. Eliminação dos erros: para que humanos não tenham de lidar com alguns trabalhos específicos que a automação pode resolver sem dificuldades e sem erros;
  1. Visão estratégica das atividades e do negócio: com a automação é mais simples para a empresa visualizar o andamento dos seus processos no fluxo de trabalho.

A partir de todos os benefícios listados acima, fica fácil perceber que mais uma característica positiva que a automação dos fluxos de trabalho é a vantagem competitiva.

Seus concorrentes que ainda realizam processos manualmente levam muito mais tempo com uma chance maior de erros!

Decidindo o que automatizar

Os benefícios da automatização dos fluxos de trabalho são fáceis de entender. No entanto, muitas organizações não realizam essa transformação por receio das modificações que serão realizadas. Mas, com uma abordagem ordenada, no entanto, a implementação é administrável e alcançável.

Antes de iniciar, sua organização precisará investir tempo analisando quais atividades específicas precisarão ser automatizadas. Comece examinando os fluxos de trabalho existentes para entender os processos e os recursos envolvidos. E uma das maneiras mais fáceis de examinar seus fluxos de trabalho é por meio do mapeamento de processos.

O mapeamento de processos de negócios envolve a criação de uma representação visual das etapas de trabalho para definir o que uma organização faz, como faz e quem é responsável por cada tarefa.

Por exemplo, muitos processos dentro de uma organização não são documentados. Ao criar representações visuais fica mais fácil identificar gargalos em fluxos de trabalho e tarefas que precisam ser simplificadas. Criar um mapa de processo é simples com os recursos de uma plataforma inovadora.

Conheça o WorkTriX: plataforma de automação de fluxos de trabalho

Que tal configurar e executar fluxos de trabalho relacionados ao seu negócio de uma forma rápida e dinâmica?

O WorkTriX é uma plataforma no-code que permite que você crie e parametrize uma infinidade de fluxos com entradas e saídas bem definidas, desenhadas e projetadas e que ainda podem ser integradas a outras tecnologias.

Fácil de utilizar, oferece a capacidade de exportar todos os fluxos de maneira simples e completa. Com o WorkTriX você tem governança e visualização de todas as execuções realizadas na plataforma.

Como funciona o WorkTriX?

O WorkTriX é uma solução no code em que conseguimos desenvolver um workflow complexo em questão de poucos dias ou até mesmo em poucas horas dependendo do projeto.

O que é mais interessante é que nessa ferramenta conseguimos exportar um documento através da exportação dos dados preenchidos no fluxo além dele possuir uma calculadora de cálculo de esforço e custos dos projetos. Seus processo, também, podem ficar mais ágeis e simplificados através das integrações com diversos softwares. Além disso, o WorkTriX conta com a integração do WorkPlayer, plataforma de gestão do trabalho com gamificação que pode gerar dashboards dinâmicos para os fluxos, além da possibilidade de integrar com Power B.i. Essas e mais utilidades estão todas disponíveis na plataforma de workflows WorkTriX!

Alguns cases de sucesso:

-Onboarding: Através do WorkTriX, profissionais de RH fazem todo o primeiro cadastro do funcionário. Através da solução e esses dados já são automaticamente enviados para seus respectivos lugares, ativando o colaborador em questão de minutos na empresa.

-Offboarding: Profissionais de RH fazem todo o processo de desligamento de forma simples e rápida. Selecionando o profissional, preenchendo suas informações, desligando seus acessos ao servidor e por fim, enviando esses dados via integração para os softwares do colaborador juntamente com e-mail de confirmação para o RH e setores responsáveis.

Revisão Salarial: Através desse fluxo, o coordenador seleciona o profissional a ser beneficiado por um aumento e coloca algumas observações sobre ele. Essas informações vão para o e-mail dos Recursos humanos e para o Financeiro que avaliam a proposta e reenviam a confirmação do aumento ou não, via WorkTriX. Todos esses Dados preenchidos pelo WorkTriX vão para nossa plataforma de gestão com gamificação chamada WorkPlayer.

Em conclusão gerenciar os fluxos de trabalho não precisa mais ser difícil e nem demandar alto conhecimento. Solicite, agora mesmo, uma demonstração gratuita do WorkTriX.

Postado por Kyros Tecnologia em 28 fevereiro, 2023

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